ORION EDI: za odjemalce (nakup)

ORION EDI za odjemalce (nakupna vloga) je rešitev elektronske izmenjave podatkov brezpapirne elektronske  komunikacije, ki je popolnoma pokriva zahteve maloprodajnega in veleprodajnega sektorja. Zaradi te rešitve je celoten postopek nakupa blaga bistveno bolj učinkovit in hitrejši, naj gre za upravljanje matičnih podatkov (master data) od naročila, do logistike, prejema blaga in fakturiranja. 

Rešitev ORION EDI, ki je integrirana z informacijskim sistemom podjetja, je zagotovljena v obliki storitve. CCV Information systems torej zagotavljajo prejem, pošiljanje, elektronsko podpisovanje in arhiviranje dokumentov, kot so naročila, računi, dobavnice, ceniki, katalogi blaga, logistični dokumenti in drugo.

Prednosti ORION EDI za odjemalce

  • Velik prihranek časa zaradi avtomatizacije postopkov prenosa dokumentov.
  • Odprava napak zaradi odsotnosti ročnega prepisovanja in pregleda dokumentov.
  • Takojšnja povratna informacija zaradi obvestil (preko e-poštnega opozorila).
  • Varna in zanesljiva storitev z nadstandardno zaščito prenosa in arhiviranja podatkov.
  • Širok nabor koristnih dodatnih storitev.

Zakaj ima EDI za odjemalce največ koristi

poslovni proces

Večina maloprodajnih odjemalcev ali e-trgovin, ki na trgu kupujejo blago in storitve, ima danes večje število poslovnih partnerjev – dobaviteljev, s katerimi si dnevno izmenjuje ogromno količino podatkov, kot so cene, količine, parametri, naročilnice, računi itd.

"Komunikacijski kanal", ki pomembno vpliva na upravljanje odjemalsko-dobaviteljske verige, predstavljajo poslovni, logistični in drugi dokumenti, katerih tok je prikazan v shemi na desni. Za izdelavo, pregled, obdelavo, pošiljanje, arhiviranje in ponovno iskanje teh dokumentov porabijo zaposleni teh podjetij zelo veliko časa. Da ne govorimo o stroških tiska, papirja, kuvert, poštnine itn. Raziskava je pokazala, da se npr. stroški enega ročno izdanega računa gibljejo okoli 1 EUR

Elektronska obdelava teh dokumentov je torej logična. Pogoj za avtomatske obdelave je enoten format vseh dokumentov, s katerim zna delati tako informacijski sistem dobavitelja (npr. SAP) kot informacijski sistem odjemalca (npr. Microsoft Navision). 

Tehnologija za izmenjavo strukturiranih elektronskih dokumentov = EDI.

Vključitev dobaviteljev

Komunikacija EDI ima veliko prednosti tudi za dobavitelje, čeprav se v določenih postopkih razlikuje od odjemalskih. Veliki dobavitelji, ki si s svojimi partnerji mesečno izmenjujejo na stotine dokumentov, realizirajo prihranke pri uvedbi EDI praktično takoj. 

Za majhne dobavitelje z majhnim številom dokumentov je pripravljena spletna aplikacija ORION webEDI, s pomočjo katere se v komunikacijo EDI lahko vključijo praktično takoj brez integracije v svoj informacijski sistem. 

Del projekta implementacije EDI v podjetju je lahko tudi t. i. storitev ROLL-OUT. Gre za vodeno nagovarjanje partnerjev (dobaviteljev) in njihovo vključevanje v elektronsko izmenjavo dokumentov s pomočjo podjetja CCV Information systems kot ponudnikom EDI.

ROLL-OUT lahko pospeši postopek vključevanja dobaviteljev v elektronsko izmenjavo dokumentov. Potek projekta, njegova uspešnost, učinkovitost in zlasti hitrost vključevanja novih dobaviteljev je odvisna od mnogih okoliščin, kot so stanje pri konkretnih dobaviteljih (tehnične in časovne možnosti), kakovost kataloga s podatki, standardizacija identifikacije blaga, pa tudi poslovna motivacija odjemalca. Storitev ROLL-OUT je glede na know-how zasnovana kot projekt s trdno zastavljenim ciljem, mesečno ceno in trajanjem.

Prednosti posameznih sporočil EDI

Naročilo (ORDERS)

Pošiljanje naročil s pomočjo EDI poveča hitrost in zanesljivost vročitve naročil. Zaradi obvestil je skoraj takoj možno ugotoviti, ali je bilo naročilo vročeno v sistem podjetja dobavitelja in ali ga je njihov zaposleni obdelal. To omogoča hiter odziv odjemalca na morebitne tehnične napake ali npr. pomanjkanje blaga na strani dobavitelja. 

Dodatna prednost sporočila ORDERS, predvsem za dobavitelje, je hitrejša obdelava naročila, ki se zaradi EDI lahko obdela samodejno. S tem se obenem odpravi možnost vnosa napak, do katerih lahko pride pri ročnem prepisovanju, kot so npr. napake v cenah, količini ali napačni identifikaciji blaga. Takšne napake se zaradi samodejne obdelave ne prenašajo v povezane dokumente, s katerimi odjemalec dela, in postopek torej vodi do boljših medsebojnih odjemalsko-dobaviteljskih odnosov.

Možnost enotnega naročanja pri neEDI dobaviteljih

Rešitev ORION® EDI lahko pošilja naročila tudi dobaviteljem, ki ne uporabljajo komunikacijo EDI. V tem primeru je naročilo pretvorjeno v čitljivo obliko in poslano dobavitelju po e-pošti ali faksu. Prednost za odjemalce je enoten način naročanja iz informacijskega sistema in pregled vseh naročil v ORION EDI, ter nadzor nad vročanjem.

DESADV (obvestilo o naročilu)

Največja prednost DESADV sporočila je pospeševanje in ugotavljanje prejema. Na osnovi obvestila o dobavi je možno pripraviti prevzemnico za prejem blaga, saj so na prevzemnici že pravilno in brez napak izpolnjeni podatki o številki dobavnice in številki naročila, podatki o vozilu ipd.

Poleg tega je možna uporaba kode SSCC, s pomočjo katerih je prejem blaga hitrejši za kar 30 %. Gre za t. i. paletne etikete. Paleto je namreč možno naložiti dobesedno z enim piskom, saj je le ta na DESADV identificirana prav s kodo SSCC, ki vsebuje seštevek postavk blaga skupaj s podatki, kot sta šarža, uporabnost itn.

V rešitvi ORION EDI je izdelava paletnih etiket enostavna, storitev vzpostavite z nekaj kliki. Nato jih ustvarjate neposredno v Orionu; blago enostavno prenašate, povleci in spusti (drag and drop), z DESADV v posamezne paletne etikete. 

Kako vzpostaviti SSCC za DESADV (paletne etikete) v rešitvi ORION EDI, boste našli tukaj.

  • Podatek o šaržah in uporabnosti blaga lahko pomaga evidenci podatkov, potrebnih za sledljivost blaga v distribucijski verigi.
  • Disciplino dobaviteljev je mogoče bolje nadzorovati (npr. vnaprej odobriti, ali je lahko prejeta večja količina, kot je naročena).
  • Lahko prispeva k bolj tekoči oskrbi s pomočjo pravočasne zagotovitve nadomestkov, čeprav vnaprej pred samo dostavo samo v omejeni količini. 

Obenem je možno v sporočilo DESADV poslati tudi podatke o cenah blaga. S tem ima odjemalec podatek o prodajni ceni pred prejemom računa in lahko rešuje morebitne razlike z naročilom.

INVOCE (račun)

Največja korist elektronske fakture za odjemalce je avtomatska izdelava (t. i. likvidacija faktur). Ta je možna zaradi strukturirane oblike elektronske fakture (INVOIC). Likvidacija faktur lahko zajema formalen pregled pravilnosti faktur (podatki o računu ipd.), obdelavo le-te (naložitev podatkov o zapadlosti, datumu obdavčitve itn.) in nadalje tudi pregled transakcije, ki se izvaja s povezavo postavk fakture s prevzemnicami in pregledom količine in cen. Ta način omogoča popolno avtomatsko obdelavo faktur za blago, dalje hitrejšo ugotovitev morebitnih razlik (količinskih, cenovnih) in hitro poročanje le-teh dobavitelju.

Enostavno rečeno sistem popolnoma avtomatsko primerja vse formalnosti fakture pa tudi vse vrstice dokumenta z elektronskimi dokumenti, ki v sistemu že obstajajo. Če je vse v redu, je faktura avtomatsko odobrena in pripravljena za plačilo. Če sistem odkrije neusklajenost, je odobritev ustavljena in odgovorno osebo opozori e-poštno obvestilo. 

Prednosti elektronske izmenjave podatkov je možno povečati z uporabo dodatnih sporočil, ki se lahko uvajajo postopoma in nadgradijo osnovno komunikacijo EDI: ORDERS – DESADV – INVOICE. 

ORDRSP (Odgovor na naročilo)

Sporočilo ORDRSP služi potrditvi naročila s strani dobavitelja. Namen sporočila ORDRSP je potrdilo postavk naročila; kaj iz naročila dobavitelj dobavi, česa ne dobavi, oziroma kaj spremeni. Dobavitelj se v tem sporočilu lahko odziva na eno ali več postavk naročila. Sporočilo je koristno predvsem v primerih, kjer je visok poudarek na natančni in hitri informaciji o pokritosti naročila.

Prednosti ORDRSP

Prednost ORDRSP je predvsem možnost obveščanja o pravočasni dobavi oz. sporočanja o spremembah dobave s strani dobavitelja.

RECADV (Obvestilo o prejemu ali Prevzemnica)

Sporočilo RECADV dobavitelju izstavlja odjemalec in ga obvešča o dejansko prejetem blagu in njegovi količini. Sporočilo se tipično ustvarja na osnovi fizičnega prejema blaga v IS/ERP sistem odjemalca in se v njem sklicuje na konkretno dobavo (številko dobavnice oziroma naročilo).

S tem sporočilom daje odjemalec dobavitelju v vednost, katero blago je dejansko prejel in v kakšni količini pričakuje, da mu bo fakturirano. Zaradi tega je možno odpraviti logistične dobropise, ker račun pri dobavitelju lahko nastaja šele na osnovi prejema, potrjenega na ta način.

Kadar je pogodbeni odjemalec nabavni center, ki naroča za svoje ostale člane, ki blago fizično prejemajo, in ta center nima podatka o dejansko izvedenih prejemih, lahko sporočilo služi tudi za pregled dobaviteljskih faktur za nabavni center.

Prednosti RECADV

RECADV pomembno prispeva k omejitvi logističnih dobropisov in pospeševanju likvidacije faktur. Zaradi uporabe tega sporočila dobi dobavitelj navodila, naj fakturira le količino, ki jo je odjemalec dejansko prejel. Kakršnekoli pomanjkljivosti in neusklajenost dobav dobavitelj lahko rešuje operativno še pred izstavitvijo računa, kar zelo zmanjša količino logističnih dobropisov.

REMADV (Obvestilo o izvedbi plačila)

Sporočilo REMADV izdajatelja računa obvesti o tem, da je plačilo izvedeno. Sporočilo je primerno zlasti v primerih, kadar se več računov plača z enim nakazilom. Dobavitelj je potem s tem sporočilom obveščen o tem, kateri računi so plačani z danim plačilom.

Možnost uporabe za rešitev dekadnih računov

Sporočilo je lahko dodatek k rešitvi t. i. dekadnih faktur, kadar dobavitelj zbirno fakturira večje število dobavnic (navadno za dekado in različna odjemna mesta – npr. trgovine). Pri prehodu na brezpapirno komunikacijo EDI se namreč račun ustvarja po postavkah (vsebuje vse vrstice z vseh dobavnic). 

RETANN (Obvestilo o vračilu blaga – Vračilo)

Sporočilo RETANN se uporablja, če želi odjemalec blago vrniti dobavitelju iz določenega razloga, npr. poškodovano blago, blago za popravilo in služi kot osnova za nadaljnje knjiženje v dobro.

Korist RETANN
  • Možnost avtomatsko likvidirati prvotno izdane spremenjene elektronske davčne dokumente (dobropise). V IS/ERP odjemalca nastaja vračilo kot prvotni dokument, s katerim je posledično povezan dobavitelj.
  • Hitrejši prenos podatkov dobavitelju tako, da se reklamacija in fakturiranje lahko izvede pravočasno, v skladu s predpisanimi roki.

Študije primerov za prenos

Datoteke za prenos